Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen.

2. Grundsatz

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung von OGenerator erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage besteht. Wir setzen keine Analyse-Werkzeuge, kein Tracking und keine Werbenetzwerke ein. Es werden auch keine externen Schriftarten oder Inhalte von fremden Servern nachgeladen.

3. Aufruf der Website (Server-Logfiles)

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet unser Server automatisch Zugriffsdaten, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer und Browserkennung.

Zweck ist die technische Bereitstellung, die Stabilität und die Sicherheit des Dienstes. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb. Die Zugriffsprotokolle werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

4. Nutzerkonto und Anmeldung

Für die Nutzung ist ein Konto erforderlich. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort. Das Passwort speichern wir ausschließlich als kryptografischen Hashwert; im Klartext ist es uns zu keinem Zeitpunkt bekannt.

Zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse und zum Zurücksetzen des Passworts erzeugen wir zeitlich befristete Token. Auch diese werden nur als Hashwert gespeichert; der eigentliche Wert steht ausschließlich in dem an Sie versandten Link. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Betriebsprofil

Zur Erstellung rechtskonformer Angebote und Rechnungen speichern wir die Angaben zu Ihrem Betrieb: Firmenname, Rechtsform, Gewerk, Anschrift, Handelsregisterangaben, Geschäftsführung, Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Angaben zur Kleinunternehmerregelung, Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG, Bankverbindung, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie ein von Ihnen hochgeladenes Logo.

Diese Daten erscheinen auf den von Ihnen erzeugten Dokumenten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Daten Ihrer Kunden und erzeugte Dokumente

Sie können in OGenerator Daten Ihrer eigenen Kunden erfassen (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Leitweg-ID) sowie Angebote, Rechnungen, Zahlungen und Mahnungen verwalten. Erzeugte PDF-Dokumente und XRechnungs-Dateien werden archiviert.

Für diese Daten sind Sie der datenschutzrechtlich Verantwortliche; wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag. Hierfür schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Zusätzlich protokollieren wir Belegereignisse (Erstellung, Festschreibung, Versand, Zahlungseingang, Stornierung, Mahnung) mit Zeitstempel, Belegnummer, Betrag und dem Namen des Handelnden. Dieses Protokoll ist aus Gründen der Nachvollziehbarkeit nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) technisch unveränderlich und kann weder geändert noch gelöscht werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

7. Automatisierte Erstellung von Positionen

Wenn Sie eine Arbeit in eigenen Worten beschreiben oder die Funktion „Text verbessern“ nutzen, übermitteln wir Ihre Eingabe zur Verarbeitung an unseren Dienstleister Anthropic PBC, 548 Market St, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA.

Übermittelt werden ausschließlich:

• der von Ihnen eingegebene Beschreibungstext,
• das in Ihrem Betriebsprofil hinterlegte Gewerk,
• wenn Sie eine Liste ergänzen lassen: die bereits vorhandenen Positionen mit Bezeichnung, Menge, Einheit und Nettopreis,
• bei der Funktion „Text verbessern“: zusätzlich der Titel der bearbeiteten Position und deren ursprüngliche, von OGenerator erzeugte Beschreibung als Stil-Referenz.

Ausdrücklich nicht übermittelt werden Namen und Anschriften Ihrer Kunden, Belegnummern, Ihre Konto- oder Bankdaten sowie sonstige Stammdaten. Bilder werden von dieser Funktion nicht verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Vorschlagsfunktion wesentlicher Bestandteil des Dienstes ist. Zur Abrechnung speichern wir je Aufruf lediglich die Anzahl verarbeiteter Texteinheiten – den Inhalt Ihrer Eingaben speichern wir hierfür nicht. Zum Drittlandtransfer siehe Ziffer 11.

8. E-Mail-Versand

Wir versenden E-Mails an Sie (Verifizierung, Passwort-Reset) sowie in Ihrem Auftrag an Ihre Kunden (Angebote, Rechnungen, Zahlungserinnerungen). Hierfür nutzen wir den Mailserver unseres Hosting-Anbieters netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe.

Zum Nachweis des Versands protokollieren wir Empfängeradresse, Belegbezug und Zeitpunkt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. Zahlungsabwicklung

Für kostenpflichtige Abonnements nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland.

An Stripe übermitteln wir Ihre E-Mail-Adresse und eine interne Kennnummer Ihres Kontos. Die Eingabe der Zahlungsdaten erfolgt unmittelbar auf einer Seite von Stripe. Vollständige Zahlungsdaten erreichen unsere Systeme zu keinem Zeitpunkt. Wir speichern lediglich die Stripe-Kennnummern Ihres Kunden- und Abonnementdatensatzes sowie den Status Ihres Abonnements. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ergänzend gilt die Datenschutzerklärung von Stripe.

10. Hosting und Datenspeicherung

OGenerator wird betrieben bei der netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe. Sämtliche Anwendungsdaten – einschließlich Logo und archivierter Dokumente – liegen in einer Datenbank auf diesem Server; ein zusätzlicher externer Speicherdienst wird nicht eingesetzt. Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über TLS.

Mit dem Anbieter schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

11. Übermittlung in Drittländer

Bei der Funktion nach Ziffer 7 werden Daten in die USA übermittelt. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, die wir mit dem Dienstleister vereinbaren, in Verbindung mit ergänzenden Schutzmaßnahmen.

Ein in jeder Hinsicht gleichwertiges Datenschutzniveau kann in Drittländern trotz dieser Maßnahmen nicht in jedem Fall gewährleistet werden. Eine Übermittlung von Kundenstammdaten findet dabei ausdrücklich nicht statt.

12. Keine Cookies, Speicherung im Browser

Wir setzen keine Cookies ein – weder eigene noch solche Dritter. Ein Cookie-Banner ist deshalb nicht erforderlich.

Nach Ihrer Anmeldung speichert die Anwendung einen Zugangsschlüssel, eine interne Kennnummer und die E-Mail-Adresse Ihres Kontos – damit die Anmeldung über einen Browser-Neustart hinaus erhalten bleibt –, außerdem Ihre Spracheinstellung und die Wahl zwischen hellem und dunklem Erscheinungsbild lokal in Ihrem Browser. Diese Speicherung ist für den Betrieb des von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienstes unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und bedarf daher keiner Einwilligung. Der Zugangsschlüssel ist sieben Tage gültig; beim Abmelden werden alle drei entfernt.

13. Empfänger Ihrer Daten

Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich an folgende Auftragsverarbeiter und nur im beschriebenen Umfang:

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

14. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

• Rechnungen und zugehörige Unterlagen: acht Jahre nach § 14b UStG, zusätzlich gegebenenfalls Fristen nach § 147 AO.
• Belegereignisse: für die Dauer der Aufbewahrungspflicht des zugehörigen Belegs; das Protokoll ist unveränderlich (Ziffer 6).
• Kontodaten: bis zur Beendigung des Vertrages und Ablauf etwaiger Aufbewahrungspflichten.
• Zugriffsprotokolle: siehe Ziffer 3.

15. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (Art. 21).

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an info@xksware.de. Daten, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen – insbesondere festgeschriebene Rechnungen und das zugehörige Ereignisprotokoll –, dürfen wir erst nach Ablauf dieser Fristen löschen. In diesem Fall schränken wir die Verarbeitung ein, statt zu löschen.

Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

16. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Vorschlagsfunktion erzeugt lediglich Textvorschläge, die Sie prüfen und ändern; es werden keine Entscheidungen über Personen getroffen.

17. Verwaltungszugriff durch den Betreiber

Ausgewählte, dazu berechtigte Mitarbeiter des Betreibers können über einen internen Verwaltungsbereich eine Übersicht aller Konten einsehen: E-Mail-Adresse, Firmenname, Zeitpunkt von Registrierung und letzter Anmeldung, Status der E-Mail-Bestätigung und der Betriebsprofil-Vervollständigung sowie Tarif, Abonnementstatus und der Verbrauch der laufenden Abrechnungsperiode gegenüber dem Kontingent. Auf Ihre Kunden-, Angebots- und Rechnungsdaten (Ziffer 6) besteht dabei kein Zugriff.

Zweck ist der technische und geschäftliche Betrieb von OGenerator: Support, Rechnungsstellung, Kontingent-Überwachung und die Erkennung von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem funktionsfähigen und sicheren Betrieb des Dienstes.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.